Política de Tratamiento de Datos Personales
1. INTRODUCCIÓN
La cooperativa de ahorro y crédito SIGLO XX, en adelante CoopSigloXX, es una Cooperativa de ahorro y crédito que, en el desarrollo de su objeto social, recolecta y administra la información de sus asociados, proveedores, asociados prospectos y terceros, con el fin de dar cumplimiento a sus obligaciones y en general, desarrollar las actividades propias de su objeto social principal y conexos.
En desarrollo de su objeto social, CoopSigloXX actúa bajo la Ley 1581 de 2012 “Ley de protección de datos personales” de tal manera, que está comprometida con el buen uso y tratamiento de la información que recolecte en la prestación del servicio y para el desarrollo de sus actividades con los asociados, asociados prospectos, proveedores y terceros.
2. OBJETIVO
Establecer los lineamientos aplicables para CoopSigloXX que se deben cumplir para la recolección, el tratamiento, el uso, la transferencia, el procesamiento y la transmisión de datos personales y datos sensibles en cumplimiento al derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar de forma gratuita la información que se recaude sobre ellas en bases de datos o archivos y los derechos, libertades y garantías y de derecho a la información consagrados en la Constitución Política de Colombia. De igual manera dar cumplimiento a ley 1266 de 2008, la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.
3. ALCANCE
Esta política aplica para todos los directivos, funcionarios de la cooperativa y titulares de datos personales (asociados, asociados prospectos, proveedores y terceros).
En tal condición, CoopSigloXX es responsable del tratamiento de los datos personales y biométricos de sus asociados, así como de los datos personales de proveedores, terceros, clientes prospectos que cuenten con acuerdos comerciales y a través del desarrollo de su objeto social, el cual es efectuado acorde con las políticas de privacidad y manejo de información y condiciones que se pueden consultar en nuestra página web www.coopsigloxx.coop.
TITULO I: De las generalidades
Artículo 1 Generalidades: en lineamiento con la ley 1581 de 2012 y en concordancia con la ley 1266 de 2008, la cooperativa de ahorro y crédito siglo xx, da cumplimiento al correcto uso y tratamiento de los datos que terceros, en función de la relación operativa, colecciona con el objeto de operar en sanos términos. Los datos mencionados, pueden ser almacenados por medio físico o electrónico y serán administrados en forma manual o automatizada según la necesidad.
TITULO II: De las definiciones
Artículo 2 Definiciones:
a) Titular de la información: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y sujeto del derecho de hábeas data y demás derechos y garantías.
b) Fuente de información: Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez los entregará al usuario final. Si la fuente entrega la información directamente a los usuarios y no, a través de un operador, aquella tendrá la doble condición de fuente y operador y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos. La fuente de la información responde por la calidad de los datos suministrados al operador la cual, en cuanto tiene acceso y suministra información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstas para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos;
c) Operador de información: Se denomina operador de información a la persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios bajo los parámetros de la ley. Por tanto, el operador, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. Salvo que el operador sea la misma fuente de la información, este no tiene relación comercial o de servicio con el titular y por ende no es responsable por la calidad de los datos que le sean suministrados por la fuente;
d) Usuario: El usuario es la persona natural o jurídica que, en los términos y circunstancias previstos en la presente ley, puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información. El usuario, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. En el caso en que el usuario a su vez entregue la información directamente a un operador, aquella tendrá la doble condición de usuario y fuente, y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos;
e) Dato personal: Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos impersonales no se sujetan al régimen de protección de datos de la presente ley. Cuando en la presente política se haga referencia a un dato, se presume que se trata de uso personal. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados;
f) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la ley 1266 de 2008. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos
públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas;
g) Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
h) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
i) Agencia de Información Comercial: Es toda empresa legalmente constituida que tenga como actividad principal la recolección, validación y procesamiento de información comercial sobre las empresas y comerciantes específicamente solicitadas por sus clientes, entendiéndose por información comercial aquella información histórica y actual relativa a la situación financiera, patrimonial, de mercado, administrativa, operativa, sobre el cumplimiento de obligaciones y demás información relevante para analizar la situación integral de una empresa.
j) Información Financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países: Para todos los efectos, se entenderá por información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, aquella referida al nacimiento,
ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen.
k) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;
l) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento;
m) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
n) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento;
o) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos;
p) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento;
q) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
r) Dato sensible: Es aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las inclinaciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la sexualidad y datos biométricos.
s) Banco de datos: conjunto de datos, de informaciones que son agrupadas y mantenidas en un mismo soporte a modo de facilitar su acceso.
TITULO III: Derechos de los titulares de la información
Artículo 3 Los titulares de la información, tendrán los siguientes derechos frente a quienes operan los bancos de datos:
1. Ejercer en todo momento su derecho fundamental de habeas data, para tal fin, gozará de canales que le permitan tal ejercicio.
2. Protección integral de su información y el derecho de opinar y/o quejarse mediante mecanismo de PQRS.
3. Solicitar frente a quien posee sus datos información, acerca de los usuarios autorizados para administrar y usar la información.
4. Solicitar documentos de certificación de existencia y representación ante la entidad que administre el banco de datos.
5. A dar consentimiento previo y expreso ante el uso de sus datos.
6. A remitir reclamos e información acerca de la información que sobre él se posea.
7. A recibir respuesta diligente y oportuna acerca de los reclamos y/o solicitudes que realice.
8. A revocar la autorización y a suprimir el dato cuando este no cumpla con los principios establecidos.
9. A acceder sin costo alguno a sus datos siempre que hayan sido objeto de tratamiento.
TITULO IV : Deberes de los administradores de banco de datos, de las fuentes y de los usuarios de la información:
Artículo 4 los administradores de los bancos de datos, de las fuentes y los usuarios, cumplieran los siguientes deberes:
1. Garantizar en todo momento el derecho a ejercer el derecho fundamental de habeas data, así como preservar el derecho de petición, entendiéndose como el ejercicio de conocimiento real de la información que de él exista en el banco de datos. También a solicitar correcciones y/o actualizaciones pertinentes y siguiendo los conductos destinados para tal fin.
2. Dar garantías reales de que, durante la recolección de datos e información, no se vulnere ningún derecho ni se afecte a al titular de ningún modo.
3. Otorgar acceso a la información únicamente a terceros que otorgue la ley y en el marco de un procedimiento que garantice la seguridad del transito de bancos de datos.
4. Solicitar certificación a la fuente de existencia de la autorización otorgada por el titular, cuando sea el caso.
5. Adelantar procesos internos que garanticen seguridad en términos de pérdida, deterioro, uso no autorizado, explotación indebida y sin consentimiento del titular, manipulación subrepticia y cualquier situación que viole el derecho fundamental objeto de la presente política.
6. Llevar a cabo planes de actualización y rectificación de datos.
7. Dar respuesta oportuna y suficiente a los titulares de la información cada que exista una solicitud.
8. Garantizar que la circulación de la información entre el operador de la información y el usuario, se den de conformidad con la ley 1266 de 2008 y la ley 1581 de 2012.
9. Dar cumplimiento al conjunto de leyes y normas aplicable, así como su permanente actualización, divulgación y control.
TITULO V: Deberes de las fuentes de información
Artículo 5 las fuentes de información tendrán los siguientes deberes:
1. Garantizar que los datos o información que sea suministrada a los operadores de banco de datos o usuarios, sea fidedigna, completa, que no haya recibido modificación alguna y que sea comprobable.
2. Reportar de manera permanente al operador de banco de datos o al usuario, las novedades que hayan tenido lugar en los datos, además de implementar mecanismos que garanticen la actualización constante de la información.
3. Se hará la rectificación de la información cuando sea necesario, además deberá informar a los operadores.
4. Generar procedimientos internos que permitan un oportuno suministro a los operadores.
5. Generar formatos en donde consten las autorizaciones que, sobre el uso de sus datos, impartan los titulares de la información y abstenerse de compartir con operadores datos que no fueron consentidos por los titulares de la información.
6. Resolver las peticiones de impartan los titulares de la información.
TITULO VI: Deberes de los usuarios
Artículo 6 los usuarios tendrán los siguientes deberes:
1. Los usuarios guardarán absoluta reserva de la información que les sea suministrada por los operadores de los bancos de datos, por las fuentes de información o los titulares de la misma y deberán darle uso en los términos que la ley otorgue.
2. En caso de solicitud expresa, dar información a los titulares, acerca del uso que se le esta dando a sus datos.
3. Generar mecanismos de protección segura de la información para impedir su pérdida, deterioro o uso no autorizado.
4. Cumplir las exigencias que los entes de control impartan sobre la materia.
TITULO VII: De los bancos de datos de información financiera, crediticia, de servicio y la proveniente de terceros países:
Artículo 7 Principio de favorecimiento a una actividad de interés público: La actividad de administración de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países está directamente relacionada y favorece una actividad de interés público, como lo es la actividad financiera propiamente, por cuanto ayuda a la democratización del crédito, promueve el desarrollo de la actividad de crédito, la protección de la confianza pública en el sistema financiero y la estabilidad del mismo, y genera otros beneficios para la economía nacional y en especial para la actividad financiera, crediticia, comercial y de servicios del país.
Parágrafo 1°. La administración de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, por parte de fuentes, usuarios y operadores deberá realizarse de forma que permita favorecer los fines de expansión y democratización del crédito.
Los usuarios de este tipo de información deberán valorar este tipo de información en forma concurrente con otros factores o elementos de juicio que técnicamente inciden en el estudio de riesgo y el análisis crediticio, y no podrán basarse exclusivamente en la información relativa al incumplimiento de obligaciones suministrada por los operadores para adoptar decisiones frente a solicitudes de crédito.
Parágrafo 2°. La consulta de la información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países por parte del titular, será gratuita al menos una (1) vez cada mes calendario.
TITULO VIII: De los deberes de los responsables y encargados del tratamiento
Artículo 8 Deberes de los responsables y encargados del tratamiento: los responsables y encargados del tratamiento deberán cumplir expresamente, como lo indica la ley 1581 de 2012, los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y transmitir a quien sea pertinente, dicha información,
h) Suministrar, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
i) Exigir a todos los que intervengan en el proceso, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar a la instancia pertinente cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos (superintendencia de industria y comercio) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, en esta materia.
TITULO XIX: De los principios de aplicación
Artículo 9 la presente política designa los siguientes principios de obligatorio cumplimiento en el uso de datos y el derecho de habeas data:
1. Principio de legalidad: CoopSigloXX, dará estricto cumplimento al componente legal que en la materia se expida en el territorio nacional y preservando la seguridad de los titulares.
2. Principio de finalidad: en ningún caso, CoopSigloXX, podrá dar uso que no este reglado o que sea considerado inconstitucional y sus usos deberán siempre ser conocido por los titulares.
3. Principio de libertad: el uso y tratamiento de los datos deberá ser bajo previo consentimiento y autorización del titular, por tanto, los datos no podrán ser tomados o divulgados sin autorización formal, salvo en caso que se trate de un mandato legal o judicial.
4. Principio de veracidad o calidad: la información que dentro de la cooperativa se someta a tratamiento, deberá ser completa, veraz, exacta, comprensible y deberá gozar de constante actualización.
5. Principio de transparencia: dentro del tratamiento, CoopSigloXX garantizará el derecho al titular de informarse frente a la existencia de datos que le atañen.
6. Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento jamás podrá extralimitar los fines previamente autorizados por el titular ni quebrantar las leyes y
la constitución.
7. Principio de seguridad: CoopSigloXX da tratamiento a la información por medio de procesos documentados y que siempre preservan la seguridad. Para ello, ha destinado un componente humano, técnico y logístico, con el único objetivo de mitigar el riesgo de pérdida, manipulación y demás situaciones que afecten los datos que suministren los titulares en medio de la relación comercial, de servicios y cualquier otra que se lleve a cabo dentro del giro de las operaciones ordinarias.
8. Principio de confidencialidad: los datos que sean entregados bajo previa autorización por parte de los titulares de la información y que no gocen de la calidad de datos de carácter público, serán administrados con total reserva, aun finalizada la relación que dio origen al acceso de los mismos.
TITULO X: Del tratamiento de los datos sensibles
Artículo 10 prohibiciones sobre los datos sensibles: CoopSigloXX, prohíbe el uso de datos sensibles, salvo las excepciones contempladas en la ley 1581 de 2012, las cuales son:
a) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular;
d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
e) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
Parágrafo: Derechos de los niños, niñas y adolescentes: En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
TITULO XI: De los casos en que no es necesaria la autorización por parte del titular
Artículo 11 no necesidad de autorización: la ley 1581 de 2012 exceptúa los casos en los cuales no se requiere de la autorización del titular sobre el tratamiento de la información y se entenderán por la cooperativa dentro del marco de excepción y se hará uso de tales datos, exclusivamente en los siguientes casos:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
TITULO XII: De la información obligatoria suministrada al titular
Artículo 12 información para el titular: CoopSigloXX tendrá a disposición mecanismos que le permitan llevar a cabo el suministro de información al titular, de los derechos, de sus deberes y como mínimo deberá expresarle lo siguiente:
1. El tratamiento al que serán sometidos sus datos.
2. Los derechos que recaen sobre el como titular de la información.
3. Los datos de ubicación y de contacto del responsable del tratamiento, que en el caso es la cooperativa.
La cooperativa deberá custodiar las copias y documentos que certifiquen sobre el debido proceso de información al titular.
Parágrafo: solo se podrá entregar la información de que trata el presente articulo a los titulares o a quienes acrediten su representación legal, a entidades públicas, o administrativas de carácter judicial o legal y a terceros debidamente autorizados por el titular.
TITULO XIII: De los formatos internos
Artículo 13 formatos: CoopSigloXX contará con formatos preestablecidos en los cuales se dejará constancia de la información brindada a los sujetos que intervengan en el uso y tratamiento de datos, de los consentimientos y autorizaciones para su uso, de las solicitudes que estos remitan, de los canales de comunicación con los cuales se cuenta y de los mecanismos a disposición para hacer valer sus derechos.
Parágrafo: será obligatorio el diligenciamiento del acuerdo de tratamiento de datos para los clientes, proveedores y demás terceros que hagan uso del banco de datos de CoopSigloXX.
La presente política de tratamiento de datos de CoopSigloXX, fue aprobada por el Consejo de Administración, mediante acta No 910 del 12 de septiembre de 2020.
Hebert Caicedo Segura Saulo Aguilar Escarria
Presidente Consejo Administración Secretario Consejo Administración